會計師事務所檔案工作的調查與思考

　　為了解會計師事務所檔案工作的情況，更好地為南通市民營經濟新領域的檔案工作提供服務，南通市檔案局與南通市注冊會計師協(xié)會組成聯(lián)合調查組，對市內具有代表性的5家會計師事務所檔案管理情況進行了實地調查。該項調查及其提出的相關建議，對加強會計師事務所的檔案管理工作具有積極的意義。

　　基本情況

　　通過調查，我們發(fā)現：南通市會計師事務所由于法人性質的變化、法律責任的明晰、業(yè)務風險的增大等原因，其負責人對檔案的重要性尤其是對業(yè)務檔案的作用有一定的認識。被調查的5家事務所負責人，都對加強檔案規(guī)范化管理有迫切的愿望，認為這是自身工作的需要，均要求行業(yè)主管部門與檔案部門能聯(lián)合制定一個統(tǒng)一的辦法或規(guī)定，把檔案管理的基本要求與作法明確起來，以便統(tǒng)一執(zhí)行和檢查，并表示希望接受檔案部門的指導和幫助�，F有的事務所大多由原來的國有事業(yè)單位改制而來，檔案管理都有一定的基礎，這些單位也已將檔案工作納入了議事日程，并根據自身的要求與管理經驗采取了一些措施。如有的會計師事務所將檔案工作納入了崗位設置與工作職責中，并成立了專家委員會，專門負責業(yè)務檔案的審核、歸檔與整理工作；有的會計師事務所還制定了檔案管理辦法和業(yè)務檔案的規(guī)章制度。被調查的單位均對業(yè)務檔案進行了歸檔、整理，配備了檔案專用庫房與裝具，具有了一定的保管條件，還都聘請了懂審計、會計業(yè)務和具有一定檔案管理經驗的退休人員專門負責業(yè)務檔案的管理工作。

　　存在的問題

　　1.事務所檔案意識還需要進一步提高。會計師事務所檔案工作是我國整個檔案工作的重要組成部分，其中業(yè)務檔案又是注冊會計師執(zhí)業(yè)活動的真實記錄，反映注冊會計師遵循國家法律、維護委托企業(yè)合法權益的情況，體現注冊會計師的基本職能和社會作用，是維護市場經濟正常秩序的重要依據，具有重要的參考和利用價值。但現狀表明，盡管事務所負責人和有關人員對其重要性有所認識，全員檔案意識仍相對薄弱，檔案的形成與歸檔意識不強，對《檔案法》及其他檔案法律法規(guī)的了解還不夠，執(zhí)業(yè)人員仍然不同程度地存在著“隨意變動、擅自簡化”現象，出現了檔案殘缺不全、真?zhèn)坞y辨的現象。有的事務所創(chuàng)業(yè)階段的重要會議都未形成記錄，時過境遷，無法完整地反映事務所的發(fā)展歷程，遇到一些需要解決的重要問題，單靠回憶已無法彌補。

　　2.事務所重業(yè)務檔案管理、輕其他檔案管理。作為法律取證材料，一份完備的業(yè)務檔案可以挽救一個事務所，而存在重大缺陷的業(yè)務檔案又足以讓一個事務所關門。所以，業(yè)內人士將會計師事務所的業(yè)務檔案形象地稱為“命根子”，而把存在問題的業(yè)務檔案則比喻為“定時炸彈”，普遍存在著重業(yè)務檔案管理、輕其他門類檔案管理的問題。各事務所對于業(yè)務檔案收集比較齊全，形成了一套自己的整理方法，對其他門類的檔案管理則各行其是，有的還嚴重散失，處于無人管理的狀態(tài)。

　　3.事務所檔案管理存在不規(guī)范性。由于事務所改制時間不長，各項工作都在起步階段，檔案管理工作同樣也處于無序、摸索狀態(tài)之中。據了解，目前全國會計師事務所檔案工作尚缺乏統(tǒng)一的業(yè)務規(guī)范，沒有統(tǒng)一的檔案管理標準和管理辦法，這給事務所檔案工作帶來了一定的困難，因而造成了各種門類和載體的檔案未實行集中統(tǒng)一管理，檔案的分類、整理、編目、保管期限的劃分都是根據經驗和自身的需要進行的，與國家檔案管理規(guī)范化、標準化、科學化要求相距甚遠。如業(yè)務檔案中，明顯存在著保管期限與內容分類之間的矛盾。

　　4.事務所檔案管理投入不足。市場經濟的競爭機制，讓責任人時刻存在著生存危機，追求經濟效益往往是他們的首要選擇，在管理過程中都精打細算。檔案是無形資產，發(fā)揮作用有其滯后性，所產生的間接經濟效益往往被忽視，影響了檔案管理所需的人、財、物的投入。被調查的事務所承擔檔案工作的幾乎都是聘請的退休臨時人員，雖有檔案庫房，但都無防盜、防潮、防高溫、防火等設備，給檔案安全帶來了隱患，使檔案的質量及壽命受到影響。

　　幾點對策

　　1.以行業(yè)協(xié)會為龍頭，加強監(jiān)督。做好會計師事務所檔案工作，必須以注冊會計師協(xié)會為“龍頭”，加強對事務所的檔案管理、監(jiān)督、指導工作。一是建立行業(yè)檔案管理網絡，組建會計師事務所檔案工作協(xié)作組，定期開展活動，加強業(yè)務交流；二是制定適合本行業(yè)的檔案管理規(guī)定和檔案整理規(guī)則；三是培養(yǎng)典型，以點帶面；四是定期檢查，加強考核，建立目標責任制并將其列入法人責任制考核內容；五是結合業(yè)務檢查，督促事務所提高業(yè)務檔案質量，強化業(yè)務檔案管理。

　　2.以事務所為主體，加強管理。一是將檔案工作列入崗位職責和重要議事日程；二是加強內部管理，完善檔案管理制度；三是成立綜合檔案室及檔案工作領導小組，實現各種門類和載體檔案的集中統(tǒng)一管理；四是根據國家檔案管理的基本要求，結合行業(yè)特點，盡快規(guī)范檔案整理，提高科學化、規(guī)范化、標準化的管理水平；五是加大資金投入，使檔案保管條件符合“八防”要求，確保檔案的安全；六要逐步配備相對穩(wěn)定、年輕且有較高文化水平的人員承擔檔案工作。

　　3.以《檔案法》為根本保證，加強檔案部門的指導和服務。一是要加大法制宣傳力度，強化依法治檔意識。要通過新聞媒體、發(fā)放資料、舉辦講座等多種形式進行《檔案法》及其他檔案法律、法規(guī)、規(guī)章的宣傳。通過宣傳，讓注冊會計師行業(yè)的全體從業(yè)人員尤其是事務所負責人增強對檔案管理的法制觀念和責任感。二是加強培訓，提高業(yè)務水平。要在單位自愿的基礎上，對事務所負責人、檔案人員進行檔案知識業(yè)務培訓，提高業(yè)務水平。三是增強服務意識，提供專業(yè)指導。特別是會計師事務所目前正處于起步與求生存的階段，在對檔案管理的認識還未達到一定高度的時期，檔案行政管理部門要以務實、高效的工作作風，誠懇、熱情的工作態(tài)度，精湛、嫻熟的業(yè)務技能，急單位所急，積極、主動、及時地給予關心、幫助與支持。

    （作者:南通市檔案局 南通市注冊會計師協(xié)會）